Bouwbedrijf Kooi is volop bezig om zijn bedrijfsprocessen te automatiseren. Digitaal werken helpt om risico’s in projecten te onderkennen en te beheersen. De kunst is om alle collega’s mee te nemen in de verandering. Bij een nieuwe, digitale stap oriënteert Kooi altijd eerst bij collegabedrijven die al verder zijn met een pakket of proces. Ook onze Contactgroepen Digitalisering zijn waardevol om kennis en ervaringen uit te wisselen.
“Als bouwbedrijf en projectorganisatie wil je graag inzicht om financiële en juridische risico’s te beheersen”, zegt controller Henk Schipper van Kooi in Appingedam (75 medewerkers). Met de komst van een nieuwe directeur-eigenaar zijn de mogelijkheden met het huidige softwarepakket verder uitgebreid. De keuze viel op Microsoft Dynamics Navision, een ERP-systeem waarmee in Nederland nu zo’n 1.000 bouwbedrijven werken. Henk is samen met een collega van afdeling werkvoorbereiding verantwoordelijk voor de implementatie.
Inkooporder en factuur automatisch betaald
Schipper: “Een ERP-systeem helpt je om alle stappen in een project vast te leggen, te controleren en te beheersen. Voorheen belde mijn collega naar een leverancier om een bijvoorbeeld kozijnen te bestellen. Nu maakt hij een inkooporder aan: wat is de bestelling, wanneer moet die geleverd worden, onder welke (contract)condities. Als de kozijnen worden geleverd, kan het systeem automatisch de factuur beoordelen en verder afhandelen. Als de kozijnen niet op tijd binnen zijn, is dit zichtbaar in het systeem”.
Sturen op overschrijding eigen uren
Digitaal werken geeft op veel vlakken inzicht, óók bij een overschrijding eigen uren. Schipper: “Onze calculators werken met norm-uren voor bepaalde werkzaamheden. Maar die norm komt niet altijd overeen met de praktijk. Nu hebben we meteen scherp waar die overschrijding in zit. Dan kan je de norm-uren aanpassen of het werkproces verbeteren zodat je de financiële risico’s van een overschrijding beperkt. Het ligt voor de hand, maar je kan pas goed bijsturen als je de oorzaak scherp hebt”.
Afstand tussen koplopers en de rest beperkt houden
Kooi is nu ongeveer 3,5 jaar bezig om de bedrijfsprocessen via het ERP-systeem te optimaliseren. Dat lijkt misschien lang, maar je mag de impact niet onderschatten, vindt Schipper. “Veranderen is voor de een makkelijker dan de ander. Je hebt binnen een organisatie koplopers, een middengroep en collega’s voor wie het lastig is. De kunst is om de afstand tussen deze drie groepen niet te groot te laten worden. Met z’n allen zet je kleine stappen vooruit. Wij hebben collega’s die enthousiast waren, laten praten met de mensen die het lastig vonden. Dat werkte heel goed.”
Oriënteren op een documentmanagementsysteem
Eind 2022 gaat Kooi de volgende digitale stap zetten. Schipper: “We oriënteren ons nu op een documentmanagementsysteem om in de bouwketen interne en externe documenten uit te wisselen. Na ons marktonderzoek hebben we aan de leverancier referenties gevraagd om de ervaringen van andere bouwbedrijven te horen. In de regio kennen we elkaar, dus dat gaat makkelijk. Al zie ik hier ook een rol weggelegd voor Bouwend Nederland. Eind dit jaar besluiten we met welk pakket we gaan werken. Weer een nieuwe stap…”