Bouwen aan het lerend vermogen van de (veiligheids)organisatie
Waar wordt gebouwd, wordt aan veiligheid gewerkt. En wie aan veiligheid werkt, weet als geen ander hoe complex en veeleisend dat vraagstuk is. Zo blijkt het in de praktijk nog steeds verdraaid lastig om de lessen van project A mee te nemen in de voorbereiding van project B. Het is een uitdaging om overzicht te houden van welke veiligheidsissues er op welke bouwprojecten hebben gespeeld en hoe die zijn opgepakt. Leer je van de veiligheidsissues of gaat het bij het volgende project weer mis? Software kan je hierbij helpen. Plan-do-check-act in de praktijk! Met dit artikel geven we 5 concrete tips.
Om grip te krijgen op veiligheid is het belangrijk om veiligheid concreet en inzichtelijk te maken. Door slim te werken met goede software bouwen organisaties aan een waardevolle database met managementinformatie. Informatie waarmee organisaties optimaal in staat zijn om continu kennis te delen, lessen te trekken en om de veiligheid op de bouwplaats continu te verbeteren.
Tip 1: gebruik software die daadwerkelijk wordt gebruikt.
Een open deur – maar wel de eerste stap: gebruik software dat laagdrempelig is in het gebruik. Software waarmee je gemakkelijk kunt starten en die dus daadwerkelijk gebruikt zal worden: plug-and-play, monkey-see-monkey-do. Door de mensen in het veld én de mensen op kantoor.
Natuurlijk zoekt iedereen het ‘Zwitsers zakmes’ – 1 platform waar alles mee kan: planning, inkoop, verloning, veiligheid, etc. Het gevaar daarbij is dat je een veelkoppig monster in huis haalt, waarbij het voor de gebruiker niet duidelijk is waarvoor het is bedoeld. Waar niemand mee kan en wil werken en er geen meldingen worden geregistreerd. Vervolgens wordt er geen data verzameld waar later op kan worden gestuurd.
Overweeg dus een platform specifiek gericht op veiligheid. Eén waar alle veiligheidszaken samenkomen en waarmee op alle projecten – op een eenduidige manier – dezelfde informatie wordt verzameld. Of dit nou inspecties zijn of meldingen van mogelijk onveilige situaties. Alles wordt verwerkt binnen een vastomlijnd proces en via dezelfde acties, oorzaken en maatregelen.
Tip 2: gebruik software waarmee je analyses kunt maken.
In Nederland bestaan diverse platforms die helpen bij het borgen van de veiligheid op de bouwplaats. Gebruikers kunnen allerhande meldingen registreren (en monitoren en afhandelen), inspecties uitvoeren en toolboxen volgen.
Alleen ontbreekt het vaak aan een mogelijkheid om op een eenvoudige manier de data in heldere dashboards te ontsluiten. En dan wordt het lastig om exact in kaart te brengen op welke projecten het goed gaat en op welke niet. Om lessen te trekken: welke issues spelen er, hoe vaak en wanneer op welk project? Zijn er trends? Wat is op de verschillende projecten gedaan om die issues op te lossen? Wat werkt wel en wat werkt niet? Welke lessen zijn geleerd?
Houd het simpel
Zoals wij eerder schreven: een softwareplatform biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige en laagdrempelige manier vrijwel alle mogelijke veiligheidsissues te managen. Belangrijk: houd het simpel! Maak het werken met het platform niet onnodig groot en complex. Wil je meer weten over het starten met veiligheidssoftware? Dit artikel biedt meer informatie.
Tip 3: formuleer heldere doelen en concrete KPI’s
Bij data-gestuurd werken, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over op welke data je wilt gaan sturen. Formuleer heldere doelen en maak ze goed SMART. Die doelen zijn immers de basis van de data die je gaat verzamelen. En van hetgeen waar jouw collega’s straks alert op moeten zijn en meldingen van gaan maken (zie ook tip 4).
Ga bij het formuleren van je doelen een stap verder dan de ‘nul ongevallen’. Werk je nog niet met software? Kijk dan naar de veel voorkomende risico’s bij jullie bouwprojecten en naar de gerapporteerde (bijna) incidenten van de afgelopen 12 maanden. Formuleer op basis daarvan concrete, meetbare kwartaaldoelen – inclusief KPI’s – die het hogere doel (nul ongevallen) binnen bereik brengen.
Tip 4: stel een eenvoudig logboekprotocol op
Welke data moet je verzamelen om je KPI’s (ondersteunend aan je doelen) concreet te maken? Met andere woorden: wat verwacht je van je collega’s bij het gebruik van de software? Waar moeten zij alert op zijn en wanneer moeten zij wat registreren?
Kijk bijvoorbeeld – met je team – vanuit je organisatiestructuur en je geformuleerde doelen naar de doorloop van een bouwproject. Waar spelen op welk moment (in welke fase) welke KPI’s?
Bespreek welke rol/functie op die momenten over belangrijke informatie beschikt die essentieel is voor het organiseren van een veilige bouwplaats en die de organisatie in staat stelt om optimaal grip te houden op de veiligheid gedurende het project.
Maak hier vervolgens duidelijke afspraken over en leg die vast in een beknopt en eenvoudig logboek-protocol: wie registreert wat op welk moment. En wat verwachten we dat er dan exact wordt geregistreerd? Wie is verantwoordelijk voor de opvolging, het eventueel vastleggen van de oplossing en het afsluiten van een melding? Borg dat mensen die een melding maken, altijd en tijdig terugkoppeling op die een melding krijgen. Nu is iedereen op de hoogte van wat men wanneer in het logboek kan vinden en wie waarvoor verantwoordelijk is. En spreek elkaar erop aan als men zich niet aan de afspraken houdt.
Op deze manier helpt een cloudbased logboek organisaties om data te verzamelen, optimaal grip te houden én om tijdig in te grijpen wanneer bepaalde zaken niet gaan zoals van tevoren gedacht.
Tip 5: Betrek je collega’s bij de plannen & gebruik dashboards
Betrek je collega’s vanaf het begin bij de ontwikkeling van de plannen en formulering van de doelen. Zonder voldoende draagvlak bij de verschillende afdelingen zul je namelijk niets klaarspelen. De pijn op de verschillende veiligheidsissues moet organisatie-breed gevoeld worden om mensen in de beweging te krijgen.
Hoe goed je plannen ook zijn, er zijn altijd collega’s die andere ideeën hebben. Of er zelfs echt geen zin in hebben. Omarm die weerstand – er zitten vaak goede inzichten achter. Het zijn vaak betrokken collega’s die echt wel weten waarover zij praten. Bovendien, je maakt je criticasters mede-eigenaar van de plannen en de doelen. Je zult zien dat bij het behalen van die doelen, de weerstand omslaat in enthousiasme en ambassadeurschap.
Dashboards
Je hebt nu heldere doelen én je weet welke informatie jij en jouw collega’s moeten verzamelen om inzicht te krijgen in hoe jullie presteren op de KPI’s. Om zo grip te krijgen op de veiligheidsvraagstukken binnen jouw organisatie. En er is draagvlak.
Maak tenslotte een overzichtelijk dashboard (bijvoorbeeld in Power BI) waarmee jij met jouw collega’s – op regelmatige basis – bespreekt hoe jullie op de KPI’s presteren: wat gaat er goed, wat kan er beter? Waar gaan jullie de komende periode extra aandacht aan besteden?
Vraag je collega’s op gezette tijden actief om input: zijn onze doelen nog actueel? Moeten we die aanpassen op basis van de data die is verzameld? Missen we iets? Zijn er veiligheidsissues uit project A die voor het volgende project (B) van toepassing zijn? Welke maatregelen gaat wie – wanneer – nemen zodat het niet weer mis gaat? Plan-do-check-act in de praktijk!